Шымкент қалалық мемлекеттік архивінде құжаттарды цифрлық таңбаға көшіру жұмыстары жүргізіліп жатыр. Бұл үшін Мәскеуден арнайы сканерлер алынған. Енді келешекте архивтен құжаттарды көтеріп, әр бетін парақтап отырудың қажеттілігі туындамайды. Барлық құжаттар «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесіне енгізілетін болады. Жаңа технология үлгісінде сканерленген құжаттарды сақтау жұмыстары туралы мекеме директоры Айпар Амангелдиева сұхбат берді.
– Цифрлы технологияларды қолдана отырып, әр азаматтың тұрмысын жақсарту мен қолайлы өмір сүруін қамтамасыз етуде «Цифрлық Қазақстан» бағдарламасының рөлі зор. Мемлекет басшысы Қасым-Жомарт Тоқаев кезекті Жолдауында Қазақстанның цифрлық экономиканы дамытуды көздейтінін жеткізді. Осыған орай көп жұмыс атқару қажеттігін айтқан еді. Нәтижесінде бірқатар мәселе шешімін тапты. Мысалы, қазір архивтерді электронды форматқа көшіру жұмыстары қарқын алып отыр, - деді Айпар Шажалықызы.
Айпар Амангелдиеваның айтуынша, жаңа сканерлердің көмегімен 2025 жылға дейін 2 млн. дана құжат цифрлы таңбаға көшіруге мүмкіндік бар. Бұл құрылғылар автоматты түрде құжатты ПДФ форматқа сканерлей алады. Сонымен қатар, А2 және одан да үлкен форматтарды қамтиды. Ал «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесінің жұмысын қалыптастыру үшін мекемеде архивтік технологияларды енгізумен айналысатын арнайы бөлім ашылған. ҚР Үкіметі бекіткен «Архив-2025» кешенді жоспарын жүзеге асыру, мемлекеттік сақтаудағы архивтік құжаттарды цифрлы форматқа көшіру мақсатында ашылған бөлімде бүгінде 4 планетарлы сканер алынып, құжаттарды цифрлы таңбаға көшіріліп жатыр. Мұндағы қызметкерлер жаңа құрылғыны меңгеру үшін оқудан өткен.
– Архив қорында сақталған құжаттар – тарихтың қайнар бұлағы, сол себепті де тарихи сананы жаңғыртуда бұл құжаттардың алатын орны зор. Тарих негізінен деректілік пен нақтылықты, шындық пен әділдікті ғана мойындайды. Ал мұндай нақтылық пен деректіліктің қайнар көзі – ол архив қорларында. Осы мақсатта қалалық архивте сақтауда тұрған шамамен 5 миллион парақ цифрландырылады. Құжаттарды электронды форматқа көшіру жұмыстарын жүргізу үшін 2 планетарлық сканер орнатылған. Бір сканер күніне шамамен 500 бетті, екі сканер жылына 204 мың парақты өткізеді. Жуырда Ресейден тағы екі құрылғы әкелінді. Алдағы екі жылда 900 мың парақты көшіреміз деген жоспар бар, - дейді ол.
Мекеме басшысының айтуынша, жаңа құрылғыда мұрағат деректерін тек жинақтап қана қоймай, барлық мүдделі зерттеушілер мен қалың жұртшылыққа қолжетімді ету басты назарда. Ол үшін ең маңызды деген құжаттар цифрландырылып, «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесіне енгізіледі. Ең алдымен электрондық нұсқаға аса құнды мемлекеттік құжаттар ауыстырылып жатса, екінші кезекте сұранысқа ие құжаттар көшірілмек. Кейін жойылып кетудің алдында тұрған құжаттар заманауи жүйеге енгізіледі. Бір күндік жұмыс емес, барлық маңызды құжаттарды көшіру үшін бірнеше жыл еңбек етуге тура келеді.
– Айталық, олардың қатарында кеңес дәуірінде негізі қаланып, қазіргі күні жұмысын тоқтатқан қорғасын, фосфор, темір-бетон, май зауыты мен «Восход» фабрикасының құжаттары бар. Содан соң қала әкімінің шешімдері, қаулыларына сұраным көп. Қалғандары кезең-кезеңімен жүзеге аса береді. Дегенмен қағаз құжаттар да баламалы түрде жүретінін атап өткім келеді. Қордағы құжаттарды сандық таңбаға түсіру жұмыстарын жеделдету үшін қосымша штат бірліктері мен заманауи қондырғылар ауадай қажет. Бұл – күн тәртібінде тұрған мәселе. Сонымен қатар архивтің ішкі құрылымы мен оның құжаттарының мазмұны мен құрамын толықтай меңгерген, цифрландыру процесін игере алатын ІТ мамандар жеткіліксіз. Осындай қиындықтарға қарамастан жұмыс жалғасуда, - дейді А.Амангелдиева.
Иә, архивтік құжаттарды сақтау және пайдалану барысында құжаттардың тозуы, жойылуы жиі кездеседі. Ақпараттың көптігінен қажетті құжатты қағаз жүзінде іздеп табу көп уақытты алады. Осы мәселелерді шешудің ең тиімді тәсілі – құжаттарды сканерлеу және электронды архив құру. Электронды құжаттар архиві – ең алдымен есепке алу, тізімдеме құру, сақталуын қамтамасыз ету және іздестіру жүйесін жылдамдатудан тұрады.
– Қалалық архивте мегаполис аумағындағы 407 мекеменің құжаттары сақтауда тұр. Ең көнесі өткен ғасырдың 20 жылдарындағы уақытты дәйектейді. Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 20 қыркүйектегі №576 қаулысымен бекітілген «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларына» сәйкес құжаттар +17, +18 градус температурада, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 пайыз, магниттік таспадағы және диск жеткізгіштердегі құжаттар +8-ден +18 градус температурада 45-65 пайыз ауаның салыстырмалы ылғалдылығында сақталуы тиіс, - деді қалалық мемлекеттік архивтің директоры.
Бүгінде еліміздің барлық архивтеріне мемлекеттік сақтауға құнды құжаттар цифрлық форматқа көшірілуде. Аса құнды құжаттардың сақтау қорын құру үшін микрофильмдеу технологиясы қолданылуда. Қолданыстағы «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасының негізгі бағыттарының бірі – цифрлық экожүйені үдемелі дамыту арқылы архивтегі мәліметтерге қол жеткізу ісі жолға қойыла бастады. Сонымен қатар зерттеушілердің, ғалымдардың, жоғары оқу орындары магистранттары мен студенттерінің, өлкетанушылардың архив құжаттары көшірмелерін пайдалануына мүмкіндік туады. Бұл ретте цифрландыру жүйесінің архив саласында мамандарға уақыт үнемдеуге, құжаттарды сақтауға, сұраным берушілерге қолжетімділікті арттыруда тигізетін пайдасы зор.
